Adressetiketten in Word drucken: Vorlage und Seriendruck Schritt für Schritt
Vom einzelnen Absenderetikett bis zum Seriendruck aus einer Excel-Liste: so klappt es mit Word und den passenden Vorlagen.
Weihnachtskarten, Einladungen, Kundenpost: Wer mehr als eine Handvoll Umschläge beschriftet, spart mit Adressetiketten viel Zeit. Word kann das von Haus aus. Entscheidend ist, dass Vorlage und Etikettenbogen exakt zusammenpassen.
Schritt 1: das passende Format wählen
| Bogen | Etikettgröße | Wofür |
|---|---|---|
| 21 pro Blatt | 63,5 x 38,1 mm | Standard für Briefe und Karten, 4 bis 5 Zeilen |
| 14 pro Blatt | 99,1 x 38,1 mm | Lange Namen, Firmenadressen, Absender mit Logo |
| 24 pro Blatt | 70 x 35 mm | Kompakt, gut für Absenderetiketten |
Für alle drei gibt es bei uns eine kostenlose Word-Vorlage, bei der die Felder schon richtig sitzen:
- Vorlage 21 Etiketten 63,5 x 38,1 mm (Word)
- Vorlage 14 Etiketten 99,1 x 38,1 mm (Word)
- Vorlage 24 Etiketten 70 x 35 mm (Word)
Weitere Formate finden Sie in unseren kostenlosen Etikettenvorlagen.
Schritt 2: wenige Adressen direkt eintippen
Für ein paar Etiketten öffnen Sie die Vorlage und schreiben einfach in die Tabellenfelder. Jedes Feld ist ein Etikett. Tipp: Schrift auf 10 bis 11 pt stellen und die Absätze ohne Abstand davor und danach formatieren, damit vier Zeilen bequem passen.
Schritt 3: viele Adressen per Seriendruck
Liegen Ihre Adressen in Excel (oder in Outlook), lässt Word sie automatisch auf die Etiketten laufen:
- Excel-Liste vorbereiten: eine Zeile pro Empfänger, Spaltenüberschriften wie Vorname, Nachname, Straße, PLZ, Ort.
- In Word: Sendungen → Seriendruck starten → Etiketten (in älteren Word-Versionen heißt der Punkt „Beschriftungen“). Unter „Etikettenhersteller“ ein Format mit 63,5 x 38,1 mm wählen, oder unter Neues Etikett die Maße eintragen (Breite 63,5 mm, Höhe 38,1 mm, horizontaler Abstand 66,04 mm, vertikaler Abstand 38,1 mm, 3 Spalten, 7 Zeilen).
- Empfänger auswählen → Vorhandene Liste verwenden und die Excel-Datei öffnen.
- Im ersten Etikett Adressblock oder einzelne Seriendruckfelder einfügen.
- Etiketten aktualisieren: Word überträgt das Layout auf alle Felder.
- Vorschau Ergebnisse prüfen, dann Fertig stellen und zusammenführen → Einzelne Dokumente bearbeiten. So können Sie vor dem Druck noch korrigieren.
Ausführlicher, auch mit Bildern und Barcodes, erklärt es unser Ratgeber Etiketten mit Word drucken.
Wenn der Druck verrutscht
- Alles ist ein paar Millimeter versetzt: in den Druckeinstellungen „Tatsächliche Größe“ wählen und die automatische Skalierung ausschalten.
- Der Versatz wird nach unten größer: Das gewählte Format stimmt nicht genau, meist der vertikale Abstand. Maße mit dem Lineal am Bogen nachmessen.
- Der Bogen zieht schief ein: Papierführung im Fach eng anlegen und den Bogen einzeln über den Mehrfacheinzug drucken.
Immer zuerst eine Probeseite auf Normalpapier drucken und gegen den Etikettenbogen ins Licht halten.
Lieber vom Rollendrucker?
Wer jede Woche viele Sendungen adressiert, ist mit einem kleinen Etikettendrucker und Rollen schneller: Es wird nur das Etikett gedruckt, das Sie brauchen. Dafür gibt es Adressetiketten auf Rolle, auch passend für den Dymo LabelWriter.
Häufige Fragen
Welches Format haben Standard-Adressetiketten?
Am verbreitetsten ist 63,5 x 38,1 mm, 21 Etiketten pro A4-Bogen. Für lange Adressen eignet sich 99,1 x 38,1 mm mit 14 pro Bogen.
Wie drucke ich Adressetiketten aus einer Excel-Liste?
In Word über Sendungen → Seriendruck starten → Etiketten, dann die Excel-Datei als Empfängerliste wählen, Adressblock einfügen und Etiketten aktualisieren.
Warum verrutscht der Druck auf dem Etikettenbogen?
Meist ist die Skalierung aktiv oder die Etikettenmaße in Word stimmen nicht genau. Mit tatsächlicher Größe drucken und die Maße am Bogen nachmessen.