Etiquetas de inventario para activos fijos: cómo numerar, dónde colocarlas y qué material elegir

El auditor elige veinte líneas del inventario de activo fijo y pide verlas. En el primer portátil la etiqueta cuelga de una esquina; en la prensa del taller el número casi no se lee; el monitor de la tercera línea cambió de despacho y nadie sabe cuál es. El problema casi nunca es la etiqueta en sí, sino un método que nunca se definió y que la etiqueta deja a la vista.

Lo que exige la ley y lo que no

El artículo 28 del Código de Comercio regula el Libro de Inventarios y Cuentas Anuales, en el que se transcribe cada año el inventario de cierre del ejercicio. Ninguna norma obliga a etiquetar los bienes. Pero comprobar que existen 2.000 activos sin un identificador físico equivale a reconocerlos a ojo, y eso solo funciona en empresas muy pequeñas.

En informática hay un segundo motivo: la ISO/IEC 27001:2022, en su control 5.9, exige un inventario de la información y otros activos asociados. Un portátil sin identificar no se puede asignar a un usuario ni borrar con garantías cuando vuelve.

La etiqueta de inventario tiene, por tanto, una sola función: vincular sin ambigüedad un objeto físico con una línea del registro de activos.

El número: la decisión que más pesa

El error típico es el número "que habla": CENTRAL-IT-2026-014. El día que el equipo se traslada a la planta de Zaragoza, la etiqueta miente. Los números de activo que aguantan son mudos:

• longitud fija con ceros a la izquierda: 004217, nunca 4217 en un bien y 04217 en otro;
• como mucho un prefijo corto y estable por sociedad, si varias empresas del grupo comparten programa, pero sin sede ni centro de coste;
• sin caracteres confundibles: O y 0, I y 1, S y 5;
• sin reasignar nunca: el número de un bien dado de baja queda bloqueado.

Sede, departamento, usuario y fecha de compra van en el programa, no en la etiqueta.

Las empresas con prefijo de empresa GS1 pueden usar el GIAI (Global Individual Asset Identifier): prefijo GS1 más una referencia individual del bien, alfanumérica, de 30 caracteres como máximo, codificada con el identificador de aplicación (8004). GS1 indica que un GIAI que permanece en el bien no debe reutilizarse nunca. Tiene sentido si sus equipos pasan por mantenedores o clientes que ya leen GS1; para uso interno basta una numeración propia.

Qué debe llevar la etiqueta

1. El número en claro, grande: es lo que se lee cuando falla el lector.
2. El código de barras de ese mismo número, nada más.
3. Nombre o logotipo de la empresa, con un texto del tipo "Propiedad de…".
4. Opcional: un contacto para devolver objetos encontrados.

Sobre el código: un Code 128 lineal lo lee cualquier pistola, incluidos los lectores láser que siguen en muchos almacenes. Un Data Matrix cabe en pocos milímetros y funciona en superficies curvas, pero requiere un lector de imagen o un móvil. Un QR con URL permite que el usuario comunique una avería escaneando el equipo; la URL tiene que seguir activa toda la vida del bien. En todos los casos, deje una zona en blanco suficiente alrededor del código. Los tamaños mínimos se explican en cuánto se puede reducir un código de barras.

Qué material para cada bien

Bien	Material	Por qué
Informática, mobiliario de oficina	PP plata mate (Silvermat) impreso por transferencia térmica con ribbon de resina	aspecto de placa, aguanta roce y limpiadores habituales
Equipos codiciados en préstamo, herramientas	etiqueta de seguridad VOID	deja un rastro visible si se despega
Máquinas en planta, aceites, disolventes	poliéster o PP, ribbon de resina, prueba con el producto real	el papel se deshace
Campaña de inventario puntual	papel	solo para poco tiempo

El papel térmico directo no sirve para activos fijos: amarillea con el calor y la luz, y el código deja de leerse mucho antes de que termine la amortización. La diferencia entre ambos sistemas está en térmico directo o transferencia térmica.

Un detalle que se olvida: sobre plata brillante, el reflejo ciega a algunos lectores. El acabado mate no es una cuestión estética.

Dónde colocarla

Regla principal: una posición fija para cada familia de bienes, escrita en un procedimiento. Con 2.000 activos, los segundos que se tarda en encontrar la etiqueta marcan la duración del recuento.

• Portátiles: en la base, junto a la placa del fabricante sin taparla; nunca en tapas desmontables ni rejillas de ventilación.
• Monitores: en la parte trasera, esquina superior, accesible sin quitar el pie.
• Mesas, armarios: en un canto o lateral visible, no bajo el tablero.
• Máquinas: a la altura del operario, cerca de la placa de características, nunca en carcasas desmontables. Más en nuestra guía de la placa de características.

Antes de pegar: desengrasar con alcohol isopropílico, dejar secar y presionar con firmeza en toda la superficie. Las pinturas en polvo texturizadas y plásticos como el polietileno o el polipropileno agarran mal con adhesivos estándar; dígaselo a su proveedor.

Ejemplo: 2.400 activos en tres centros

Una empresa industrial registra 900 equipos informáticos, 1.100 muebles y 400 máquinas y herramientas:

• números mudos del 000001 al 003000: 2.400 bienes más una reserva de alrededor del 25 % para altas y reposiciones;
• etiqueta 50 × 25 mm en Silvermat, logotipo y "Propiedad de…" preimpresos, número y Code 128 numerados correlativamente por el proveedor;
• 300 etiquetas VOID del mismo formato para portátiles y herramienta eléctrica;
• una pequeña impresora de transferencia térmica para reimpresiones.

Una etiqueta perdida se reimprime con el mismo número, solo tras comprobarlo en el programa. Las que se estropean al pegarlas se destruyen y se anotan como inutilizadas, para que ningún número aparezca más tarde en otro bien.

Errores habituales

• Número que codifica sede o departamento.
• Rollos prenumerados sin registro de números usados e inutilizados: duplicados seguros.
• Etiqueta en la caja, la funda o el cargador en lugar del equipo.
• Código de barras sin número en claro.
• Material pensado para oficina pegado en el taller.

Qué indicar a su proveedor de etiquetas

Punto	Ejemplo
Formato y cantidad	50 × 25 mm, 3.000 unidades
Material	Silvermat, poliéster, VOID
Rango de números	del 000001 al 003000, prefijo si lo hay
Código	Code 128, Data Matrix o QR (con URL)
Impresión fija	logotipo, "Propiedad de…", color
Superficies	metal pintado, plástico texturizado, madera
Presentación	rollo, mandril, sentido de bobinado, impresora

Nuestras etiquetas Silvermat se suministran en blanco o impresas, y las etiquetas de seguridad VOID son adecuadas para los equipos más expuestos. Las etiquetas numeradas correlativamente se piden como etiquetas impresas en rollo.

Este artículo resume las normas citadas a su fecha; compruebe el texto vigente y las indicaciones de su asesor contable o auditor.