Inventaretiketten richtig einsetzen: Nummernkreis, Position und Material

Inventur im Dezember. Auf dem dritten Notebook hängt das Etikett nur noch an einer Ecke, an der Ständerbohrmaschine ist die Nummer kaum noch lesbar, und der Monitor aus der Anlagenliste steht längst in einem anderen Büro. Das Etikett ist dabei selten die eigentliche Ursache. Es macht nur sichtbar, dass Nummernsystem, Material und Klebeposition nie festgelegt wurden.

Was das Gesetz verlangt und was nicht

Nach § 240 Abs. 2 HGB stellt der Kaufmann zum Schluss jedes Geschäftsjahrs ein Inventar auf. § 241 Abs. 2 HGB erlaubt, auf die körperliche Bestandsaufnahme zu verzichten, soweit ein anderes Verfahren nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung sicherstellt, dass Bestand und Wert festgestellt werden können. Eine Etikettenpflicht steht in keinem der beiden Paragrafen. Wer aber jedes Jahr nachweisen will, dass 2.000 Anlagegüter existieren, braucht eine eindeutige Verbindung zwischen Gegenstand und Anlagenverzeichnis.

Für die IT kommt ISO/IEC 27001:2022 hinzu: Maßnahme 5.9 verlangt ein Inventar der Informationen und anderer zugehöriger Werte. Ein Notebook ohne Kennzeichnung lässt sich weder einem Mitarbeiter zuordnen noch bei Rückgabe sauber löschen.

Das Inventaretikett hat also genau eine Aufgabe: den Gegenstand eindeutig mit einer Zeile im Anlagenverzeichnis zu verbinden.

Der Nummernkreis entscheidet

Der häufigste Fehler ist die „sprechende“ Nummer: HQ-IT-2026-014. Sobald das Gerät ins Werk Augsburg umzieht, stimmt das Etikett nicht mehr. Inventarnummern, die zehn Jahre halten, sind nichtsprechend:

• feste Länge mit führenden Nullen: 004217, nicht mal 4217 und mal 04217;
• allenfalls ein kurzes, festes Präfix pro Gesellschaft, wenn mehrere Firmen eine Software teilen, aber kein Standort und keine Kostenstelle;
• keine verwechselbaren Zeichen: O und 0, I und 1, S und 5;
• keine Wiedervergabe: Die Nummer eines verschrotteten Geräts bleibt gesperrt.

Standort, Kostenstelle, Nutzer und Anschaffungsdatum gehören in die Software, nicht aufs Etikett.

Unternehmen mit eigener GS1-Basisnummer können den GIAI (Global Individual Asset Identifier) nutzen: Basisnummer plus individuelle Objektreferenz, alphanumerisch, höchstens 30 Zeichen, codiert mit dem Datenbezeichner (8004). Laut GS1 darf ein GIAI, der am Objekt bleibt, nie wiederverwendet werden. Sinnvoll ist das, wenn Wartungsdienstleister oder Kunden bereits GS1 lesen; für rein interne Zwecke reicht ein eigener Nummernkreis.

Was aufs Etikett gehört

1. Die Inventarnummer im Klartext, groß genug zum Ablesen, falls der Scanner ausfällt.
2. Ein Barcode mit genau dieser Nummer.
3. Firmenname oder Logo, etwa mit „Eigentum der …“.
4. Optional eine Telefonnummer oder Adresse für Fundsachen.

Zum Code: Ein Code 128 wird von jedem Handscanner gelesen, auch von älteren Laserscannern im Lager. Ein Data Matrix passt auf wenige Millimeter und funktioniert auf gewölbten Flächen, braucht aber einen Imager oder ein Smartphone. Ein QR-Code mit URL erlaubt Störmeldungen direkt am Gerät; die URL muss dann so lange gültig bleiben wie das Gerät. Immer gilt: ausreichend Ruhezone rund um den Code. Mindestgrößen erklärt unser Beitrag wie klein ein Barcode sein darf.

Welches Material wofür

Gegenstand	Material	Grund
IT, Büromöbel	mattsilbernes PP (Silvermat), Thermotransfer mit Harzband	Typenschild-Optik, abriebfest, verträgt übliche Reiniger
begehrte Leihgeräte, Werkzeug	VOID-Sicherheitsetikett	hinterlässt beim Ablösen ein sichtbares Muster
Maschinen in der Fertigung, Öle, Lösemittel	Polyester oder PP, Harzband, Test mit dem echten Medium	Papier löst sich auf
einmalige Inventurkampagne	Papier	nur für kurze Zeit vertretbar

Thermodirekt-Papier ist für Anlagegüter ungeeignet: Es vergilbt durch Wärme und Licht, der Barcode wird lange vor Ende der Nutzungsdauer unlesbar. Den Unterschied der Verfahren zeigt Thermodirekt oder Thermotransfer.

Oft übersehen: Auf glänzendem Silber blenden Reflexe manche Scanner. Die matte Oberfläche ist keine Geschmacksfrage.

Wo das Etikett sitzt

Wichtigste Regel: eine feste Position je Objektgruppe, schriftlich festgelegt. Bei 2.000 Gegenständen entscheidet die Suchzeit pro Etikett über die Dauer der Inventur.

• Notebooks: auf der Unterseite neben dem Typenschild, ohne es zu verdecken; nie auf Wartungsklappen oder Lüftungsgittern.
• Monitore: Rückseite, obere Ecke, ohne den Fuß abzunehmen erreichbar.
• Tische, Schränke: an einer sichtbaren Kante oder Seitenwange, nicht unter der Platte.
• Maschinen: in Bedienhöhe neben dem Typenschild, nie auf abnehmbaren Schutzhauben. Mehr zum Typenschild.

Vor dem Kleben: mit Isopropanol entfetten, trocknen lassen, über die ganze Fläche fest andrücken. Strukturierte Pulverlacke und unpolare Kunststoffe (PE, PP) halten Standardkleber schlecht; sagen Sie das Ihrem Lieferanten.

Beispiel: 2.400 Anlagegüter an drei Standorten

Ein Fertigungsbetrieb erfasst 900 IT-Geräte, 1.100 Möbel und 400 Maschinen und Werkzeuge:

• nichtsprechende Nummern 000001 bis 003000: 2.400 Objekte plus rund 25 % Reserve für Zugänge und Ersatz;
• Etikett 50 × 25 mm Silvermat, Logo und „Eigentum der …“ vorgedruckt, Nummer und Code 128 vom Lieferanten fortlaufend nummeriert;
• 300 VOID-Etiketten im gleichen Format für Notebooks und Akkuwerkzeug;
• ein kleiner Thermotransferdrucker für Nachdrucke.

Ein verlorenes Etikett wird mit derselben Nummer nachgedruckt, erst nach Prüfung in der Software. Beim Kleben beschädigte Etiketten werden vernichtet und als verbraucht vermerkt, damit keine Nummer später auf einem anderen Gerät auftaucht.

Typische Fehler

• Nummer codiert Standort oder Abteilung.
• Vornummerierte Rollen ohne Liste der verbrauchten und verdorbenen Nummern: Dubletten sind programmiert.
• Etikett auf Karton, Tasche oder Netzteil statt auf dem Gerät.
• Barcode ohne Klartextnummer.
• Bürotaugliches Material in der Werkhalle.

Was Sie dem Etikettenlieferanten sagen sollten

Punkt	Beispiel
Format und Menge	50 × 25 mm, 3.000 Stück
Material	Silvermat, Polyester, VOID
Nummernbereich	000001 bis 003000, ggf. Präfix
Code	Code 128, Data Matrix oder QR (mit URL)
Fester Druck	Logo, „Eigentum der …“, Farbe
Untergründe	lackiertes Metall, strukturierter Kunststoff, Holz
Konfektion	Rolle, Kern, Wickelrichtung, Druckermodell

Unsere Silvermat-Etiketten gibt es blanko oder bedruckt, VOID-Sicherheitsetiketten eignen sich für besonders gefährdete Geräte. Fortlaufend nummerierte Etiketten bestellen Sie als bedruckte Rollenetiketten.

Dieser Beitrag gibt die zitierten Vorschriften zum Stand seines Datums wieder; prüfen Sie den aktuellen Wortlaut und stimmen Sie sich mit Steuerberater oder Abschlussprüfer ab.