Etichettatura dei cespiti: come numerare, dove applicare e quale materiale scegliere

Il revisore sceglie venti righe dal registro dei cespiti e chiede di vedere i beni. Sul primo portatile l'etichetta è mezza staccata, sul tornio il numero è quasi illeggibile, il monitor della terza riga è stato spostato e nessuno sa più quale sia. Il problema raramente è l'etichetta in sé: è un metodo mai definito, che l'etichetta rende evidente.

Cosa chiede la norma e cosa no

L'art. 16 del DPR 600/1973 prevede la tenuta del registro dei beni ammortizzabili, con per ogni bene dati come anno di acquisto, costo, coefficiente e quote di ammortamento. Nessuna norma impone un'etichetta. Ma collegare 2.000 righe del registro ad altrettanti oggetti senza un identificativo fisico significa riconoscerli a vista, cosa che regge solo nelle realtà molto piccole.

Per l'IT c'è un secondo motivo: la ISO/IEC 27001:2022, al controllo 5.9, richiede un inventario delle informazioni e degli altri asset associati. Un portatile non identificato non si può assegnare a un utente né cancellare con certezza al rientro.

L'etichetta del cespite ha quindi un solo compito: collegare senza ambiguità un oggetto fisico a una riga del registro.

Il numero: la scelta che conta di più

L'errore tipico è il numero "parlante": SEDE-IT-2026-014. Quando il PC passa allo stabilimento di Brescia, l'etichetta mente. I numeri di cespite che durano sono muti:

• lunghezza fissa con zeri iniziali: 004217, non una volta 4217 e un'altra 04217;
• al massimo un prefisso breve e stabile per società, se più aziende del gruppo usano lo stesso gestionale, ma niente sede né centro di costo;
• niente caratteri ambigui: O e 0, I e 1, S e 5;
• mai riassegnare un numero: quello di un bene dismesso resta bloccato.

Sede, reparto, assegnatario e data di acquisto stanno nel gestionale, non sull'etichetta.

Chi dispone di un prefisso aziendale GS1 può usare il GIAI (Global Individual Asset Identifier): prefisso GS1 più un riferimento individuale del bene, alfanumerico, massimo 30 caratteri, codificato con l'identificatore di applicazione (8004). GS1 precisa che un GIAI che resta sul bene non va mai riutilizzato. Ha senso se i beni passano da manutentori o clienti che leggono già GS1; per uso interno basta una numerazione propria.

Cosa stampare sull'etichetta

1. Il numero in chiaro, grande: è quello che si legge quando il lettore non funziona.
2. Il codice a barre dello stesso numero, nient'altro.
3. Ragione sociale o logo, con una dicitura tipo "Proprietà di…".
4. Facoltativo: un recapito per la restituzione dei beni smarriti.

Sul codice: un Code 128 lineare si legge con qualunque lettore, compresi i laser ancora diffusi nei magazzini. Un Data Matrix sta in pochi millimetri e funziona su superfici curve, ma richiede un lettore imager o uno smartphone. Un QR code con URL permette di segnalare un guasto inquadrando il bene; l'URL deve restare valido per tutta la vita del bene. In ogni caso serve una zona di rispetto libera attorno al codice. Le dimensioni minime sono spiegate in quanto può essere piccolo un codice a barre.

Quale materiale per quale bene

Bene	Materiale	Perché
IT, arredi d'ufficio	PP argento opaco (Silvermat) stampato a trasferimento termico con nastro resina	aspetto da targhetta, resiste a sfregamento e detergenti comuni
beni appetibili in prestito, utensili	etichetta di sicurezza VOID	se rimossa lascia una scritta visibile
macchine in reparto, oli, solventi	poliestere o PP, nastro resina, prova con il prodotto reale	la carta si sfalda
campagna di inventario una tantum	carta	solo per periodi brevi

La carta termica diretta non va bene per i cespiti: ingiallisce con calore e luce e il codice diventa illeggibile molto prima della fine dell'ammortamento. La differenza tra i due sistemi è in termico diretto o trasferimento termico.

Dettaglio spesso trascurato: su un argento lucido il riflesso acceca alcuni lettori. La finitura opaca non è una questione estetica.

Dove applicarla

Regola principale: una posizione fissa per ogni famiglia di beni, scritta in una procedura. Con 2.000 beni, i secondi spesi a cercare l'etichetta fanno la durata dell'inventario.

• Portatili: sotto la scocca, accanto alla targhetta del costruttore senza coprirla; mai su sportelli rimovibili o griglie di aerazione.
• Monitor: sul retro, angolo superiore, raggiungibile senza smontare la base.
• Scrivanie, armadi: su un bordo o un fianco visibile, non sotto il piano.
• Macchine: all'altezza dell'operatore vicino alla targa dati, mai su carter smontabili. Vedi anche la guida alla targhetta identificativa.

Prima dell'applicazione: sgrassare con alcol isopropilico, lasciare asciugare, premere bene su tutta la superficie. Le verniciature a polvere goffrate e le plastiche come polietilene e polipropilene trattengono male gli adesivi standard: segnalatelo al fornitore.

Esempio: 2.400 cespiti su tre sedi

Un'azienda manifatturiera censisce 900 apparecchiature IT, 1.100 arredi e 400 macchine e attrezzature:

• numeri muti da 000001 a 003000: 2.400 beni più circa il 25 % di riserva per nuovi acquisti e sostituzioni;
• etichetta 50 × 25 mm in Silvermat, logo e "Proprietà di…" prestampati, numero e Code 128 numerati in sequenza dal fornitore;
• 300 etichette VOID dello stesso formato per portatili ed elettroutensili;
• una piccola stampante a trasferimento termico per le ristampe.

Un'etichetta persa si ristampa con lo stesso numero, solo dopo verifica nel gestionale. Le etichette rovinate in applicazione si distruggono e si registrano come scartate, così nessun numero ricompare su un altro bene.

Errori frequenti

• Numero che codifica sede o reparto.
• Rotoli prenumerati senza registro dei numeri usati e scartati: duplicati garantiti.
• Etichetta sulla scatola, sulla borsa o sull'alimentatore invece che sul bene.
• Codice a barre senza numero in chiaro.
• Materiale da ufficio applicato in officina.

Cosa comunicare al fornitore di etichette

Voce	Esempio
Formato e quantità	50 × 25 mm, 3.000 pezzi
Materiale	Silvermat, poliestere, VOID
Intervallo di numeri	da 000001 a 003000, eventuale prefisso
Codice	Code 128, Data Matrix o QR (con URL)
Stampa fissa	logo, "Proprietà di…", colore
Superfici	metallo verniciato, plastica goffrata, legno
Confezione	rotolo, anima, senso di avvolgimento, stampante

Le nostre etichette Silvermat sono disponibili neutre o stampate e le etichette di sicurezza VOID servono per i beni più esposti. Le etichette numerate in sequenza si ordinano come etichette stampate in rotolo.

Questo articolo riassume le norme citate alla data di pubblicazione; verificate il testo vigente e le indicazioni del vostro commercialista o revisore.